企業管理總是對系統而言的,從系統的觀點來考察企業和管理企業,有助于提高企業的效率,使各個系統和有關部門的相互聯系網絡更清楚.更好地實現企業的總體目標。那么,為了實現企業的總體目標而進行的一系列行動,就是管理的過程。企業管理過程的全部任務可以分成四個部分:計劃、組織、領導、控制。盡管這四個部分是緊密聯系的,但每一個部分又可以作為一個子過程來加以分析。而管理每一個子過程同樣也有計劃、組織、領導、控制的任務:
(1)計劃過程。企業管理的組織結構通常分為三層,即頂層、中層、基層。它們相互聯系、相互制約,形成一個完整的系統。在管理過程中,無論哪個層次的管理人員,一項首要的活動就是對他們所主管的工作進行計劃。頂層管理人員負責總體計劃和戰略規劃的制定;中層管理人員負責資源計劃和政策、標準的制定;基層管理人員負責實施汁劃和工作進度的安排。計劃過程的關鍵要素有:規定目標.明確資源,優選方案,制定標準,互相配合。例如,中國石化把3B管理納入戰略規劃,有總體目標,有總體要求,有管理標準,有工作格局,有四大板塊的優選方案,有每四年一次的考核激勵機制。
(2)組織過程。在計劃過程的基礎上,組織過程的主要任務:一是在資源約束條件下有效配置資源;二是設計采用有效分工協作的結構和方法;三是凝聚組合有效工作的職能群體;四是重視基礎環節的承載力建設。例如,中國石化的上海賽科乙烯裝置,從2002年項目開工建設到2005年3月投料開車成功的近30個月中,由于重視施工現場的基礎管理,施工高峰時現場人員多達l萬多人,但末發生一起重大傷亡事故,創造了國內外大型項目現場管理的奇跡。同時由于重視采用有效的分工協作方法,生產現場的運營準備與施工建設相互聯系、相互促進、同步進行,從正式投料到生產出合格產品僅歷時l0小時45分鐘,創造了乙烯裝置首次開車速度最快的世界紀錄。BP執行副總裁亞歷山大在慶功典禮上表示,上海賽科90萬噸乙烯工程是BP在世界各地最成功、也是最值得驕傲的投資項目。
(3)領導過程。從某種意義上講,管理的過程就是領導的過程。領導過程中的領導是相對而言的,一般泛指各級管理人員積極地與部屬共同進行工作,以實現管理目標。交這個管理過程中,領導的作用主要是溝通與服務。領導的主要工作:一是指導和激勵部屬的行為趨向管理的目標;二是通過構建良好的人際關系程序來表達意圖;三是用制度化的工作機制規范權力運作;四是及時了解和組織解決按計劃行動過程中面臨的各種問題,例如,中國石化的浙江浦江片區加油站,重視3B管理過程中的“領導工程”建設并取得成效。多年來該片區加油站誰當領班是站長說了算,很容易產生一些不合理或不健康的現象。為了促進領班隊伍健康發展,該片區收回了站長領班任命權,設計了站長推薦、員工復議、片區考核、統一任命的權力運作機制,增強了領班的責任感和榮譽感。
(4)控制過程。控制過程的基本要素有:一是確定預期工作標準;二是績效對比工作標準;三是糾偏回歸工作標準。這三個基本要素的相互作用產生的就是控制過程的控制功能。在實際工作中,要想有效地發揮控制功能,關鍵是建立有效的信息反饋機制。所謂反饋,就是指將輸出回輸到原來的系統中去。控制過程處于管理過程的核心地位,沒有控制過程,系統就不能主動地適應環境變化,就不能長久存在。控制過程又是依賴于有效的信息反饋機制而存在的。因為迅速而適當地糾偏行動是依賴接收到的信息種類。例如,中國石化的安慶石化,為了確保化肥“油改煤”裝置的安全生產,強化3B管理,狠反“三還”現象,加強HSE規章制度的落實,根據裝置順控邏輯多、控制回路復雜、對儀表依賴性強等特點,對裝置的生產過程進行全面危害識別,從9個方面檢查出存在的風險,形成風險評估報告和應急預案,有效地控制了安全生產。