目標執行過程是一個復雜的過程,涉及許多環節,其中任何一個環節出了問題都對目標的執行效果產生直接影響。所以,企業應對目標執行的全過程進行監控,包括計力控制、管理控制及跟蹤控制等。
在推行目標管理的過程中,不論是目標執行者的自我控制,還是上級對下級的宏觀控制,都是以計劃為依據的。計劃是在既定目標的前提下,結合各個部門的特點,科學地預計和制定達到目標的未來行動的具體方案。計劃在目標實施之前,有利于決策目標的進一步展開和落實。制定一個好的計劃,就如同在現實狀態和目標狀態之間架設了一座橋梁,可以使人在目標推行過程中方向明確,步驟有序,工作協調。特別是在完成目標的復雜過程中,人們對目標還不甚了解的情況下,運用計劃控制,可以實現引導人們有秩序地達到目標的目的。
在實際的管理工作中,計劃控制程序的編制可分三步進行:
—般而言,計劃控制可分為兩種類型:一種是開環計劃控制,另—種是閉環計劃控制。
1.開環計劃控制:也稱硬性控制,施控系統將可控輸入信息轉化為計劃指令,作用于受控系統,而受控系統的輸出結果不再返回輸入端。其適用于系統本身抗干擾能力強、或干擾因素影響較小、或有較多的歷史經驗可以用來借鑒的控制活動。嚴格按照管理法規、工作制度進行的硬管理等,均屬這種情況。
2.閉環計劃控制:也稱反饋計劃控制。增加了一個反循環節是閉環計劃控制與開環計劃控制的不同之處。通過這一環節,可以把受控系統的態度或執行結果返送給施控系統,進一步影響計劃指令的改變。這樣,整個控制過程形成了一個雙向環形的閉合回路,使受控系統可以根據自身和行動結果影響自身的輸入,從而調整未來的行動。
管理控制的十個秘決
控制是管理的一項基本職能,它是指管理人員為了保證實際工作與計劃相一致而采取的管理活動。它一般是通過對計劃執行情況的監督、檢查等方式,及時發現目標偏差,找出原因,采取措施,以保證目標實現的過程。亨利·法約爾在其所著的《工業管理和一般管理》一書中指出:“在一個企業中,控制就是要核實所發生的每一件事是否符合所規定的計劃、所發布的指示以及所確定的原則。目的在于指出計劃實施過程中的缺點和錯誤,以便進一步加以糾正和防止重犯。控制在每件事、每個人、每個行動上都會起作用。”
管理控制的一般過程應包括以下三個步驟:確定實行控制的標準;根據標準衡量執行情況;糾正實際執行中偏離標準或計劃的誤差。
在進行—項管理活動時,管理的技巧是必要的,這可以使管理工作高效率地進行。在目標執行的過程中實施管理控制是有秘訣可遵循的。
1.控制必須能夠高瞻遠矚,并且多作預測和估計。
2.控制必須能夠反映出行動的性質和基本要求。
3.控制要能夠做到對差異的發生迅速察覺出來,才能進行有效的預防或避免。
4.控制應把握關鍵點。
5.控制要以適當的標準為前提。
6.控制要有適當的彈性,即能設法使控制適應計劃的變更和環境的改變。
7.控制必須合乎經濟的原則。
8.控制要表現出組織的效能。
9.控制方法與技術耍做到易于了解。
10.控制應能指出改正的行動。
目標控制
目標控制又稱跟蹤控制,是管理活動中最基本的控制方式。
目標控制并不是不要計劃,相反,它不僅需要根據上級計劃來制定目標,而且計劃作為達到目標的中間過渡環節,更是不可少的,只不過這種方式下的計劃是受控系統(目標執行者)可以自行決定的,即根據自身的調節能力,自行決定達到目標的行動方案,并根據執行中的情況自行加以調整。
另外,其施控系統(上級主管)只管“兩頭”的事情,即主要抓目標輸入(目標設定)和目標輸出(目標成果考核)兩個方面,而對受控系統(目標執行者)的執行情況,除了提供必要的人、財、物等物資條件和指導咨詢外,一般不做過多的干預。其控制的效果,主要取決于目標是否正確,以及目標執行者(受控系統)的自我控制能力。而上級主管(施控系統)把工作重點放在宏觀控制方面,盡量減少指令信息。
在目標控制中,系統的輸入是系統所要達到的目標。上圖顯示了目標控制的基本控制過程。