信息溝通的六個步驟
信息溝通也叫聯絡式交流，指的是人與人之間傳達信息和思想的過程。信息溝通是我們進行協調工作的基礎。在組織內部，它把個人和群體聯結起來，成為一個有機整體;在組織外部，它促進組織與其他組織和社會公眾的相互理解，建立起良好的外部環境。
一個完整的信息溝通過程，必須具備三個基本要素：發送人、接受人和傳送的信息，而具體過程可分為六個步驟；
1．發送人獲得某種觀點、想法或事實，并且有發送出去的意向。這一環節很重要，必須小心行事。如果觀點不正確或一些事情沒有得到證實，就被輕率傳送出去，將會給組織造成嚴重的后果。
2．發送人將這些信息編譯成易于理解的符號，如語言、文字、圖表或手勢等，并且力求表達準確完整，避免信息失真。要達到這一要求，需要一定的知識和技能。
3．發送人選擇適當的信息通路(書信、文件、電話等)將上述符號傳遞給接受人。
4.接受人由通路接受這些符號。
5．接受人將這些符號譯為具有特定含義的信息。
6．接受人對信息作出自己的理解并據此采取相應的行動。接受人的理解取決于接受人的知識、技能、態度。必要時接受人可作出信息反饋，表述自己的理解和意見。
信息溝通的四種形式
了解了信息溝通的過程后，需要進一步了解信息溝通的形式。在實際中，信息溝通的形式有很多，如下圖所示。正因為有了多種溝通形式，我們在進行目標的溝通時才有多種選擇。而哪種或哪幾種溝通形式更有效，將視我們企業的實際情況而定。
各種溝通形式各有其特點及優缺點：
1．按組織系統，可分為正式溝通和非正式溝通
正式溝通是以正式組織系統為渠道的信息傳遞，如組織之間的公函往來，組織內各單位的文件傳遞、指示分布、工作匯報和簡報編發等。它的特點是溝通速度較慢，有時會發生信息漏損、曲解等情況。
非正式溝通是正式溝通渠道以外的信息傳遞，如職工間的私人交談、傳播“小道消息”等。它的特點是大都用口頭傳播，速度快，消失也快，傳遞過程中信息失真扭曲嚴重。
2．按溝通方向，可分為下行溝通、上行溝通、橫向溝通和斜向溝通
下行溝通是上級向下級傳達信息，是自上而下的溝通。在發布命令、明確任務、協調行動等方面下行溝通起著重要作用，因此被廣泛采用。其缺點是容易形成一種“權力氣氛”，影響士氣。上行溝通是下級向上級呈報信息，是自下而上的溝通，在信息上報、培育感情、確認信息等方面有著重要作用，但上報的信息不一定會受到重視，而且在傳遞過程中，有些信息常被篩選掉。
橫向溝通是同一層次的機構和人員之間的溝通，斜向溝通是不同層次的機構和人員之間的溝通。兩者都有利于克服信息傳遞的延誤，有利于相關部門間的協調和理解，是縱向傳遞很好的補充。
3．按信息是否反饋，可分為單向溝通和雙向溝通
信息溝通時，一方只發出售息，另一方只接受信息，不反饋意見，這就是單向溝通，例如上級發文件，作報告，組織向外單位發信函等就屬于這種情況。單向溝通的優點是快速簡便：缺點是發送人難以確認對方是否收到信息，是否正確理解信息，接受人無法表達自己的意見和困難，可能產生不安甚至抗拒心理。因此，單向溝通適用于例行事件、簡單事件的場合。
信息溝通時，接受人接到信息后，再把自己的意見反饋給發送人，這就是雙向溝通，而且可以進行多次反復。雙向溝通的優點是信息傳遞正確，溝通效果好，而且能交流惑情，增進友誼；其缺點是消耗時間多，傳遞速度慢，發送人有時會產生心理壓力。雙向溝通適用于復雜事件、例外事件的場合。
4．按溝通方式，可分為口頭溝通、書面溝通和體態語言溝通
口頭溝通主要是指面對面的交談，也包括小組討論、電話、“小道消息”的傳播等。口頭溝通的優點在于：傳遞迅速、反饋迅速；可以直接從面部表情了解對方的真實感情；方便易行，幾乎不用準備。其缺點在于：如果考慮不周，用詞不當，易于引起誤解；多層口頭傳遞易于造成信息失真；口說無憑，難以日后查證。
書面溝通是用書面文字進行的溝通，如文件、報告、備忘錄、布告、電子郵件等。書面溝通的優點在于：便于長期保存，隨時查問。
體態語言溝通是通過眼神、面部表情、手勢或身體的其他動作來進行的特殊形式的溝通。這種溝通形式最大的特點在于往往能反映出人們的真實感情。
組織網絡溝通
與個人間的溝通不一樣，組織溝通涉及到客人和群體的溝通，其溝通渠道往往形成溝通網絡。溝通網絡與其組織結構形式密切相關，主要包括鏈式網絡、輪式網絡、全渠道式網絡、倒Y式網絡等。不同形式的溝通網絡各有特點，適用于不同情況。若組織規模龐大，需要多層管理，則鏈式網絡比較有效；若要求快速溝通，強力控制，則輪式網絡較為有效；若是咨詢、協商型組織，則全渠道式網絡較好；若領導人工作繁重，需要有人幫助篩選信息，則倒Y式網絡較合適。
鏈式網絡。表示多層溝通，信息從上到下、或從下向上逐級傳遞。多層次組織的縱向命令下達或逐級匯報即屬此類。
輪式網絡。表示管理者分別與多個下屬聯絡溝通，下屬之間沒有聯系。企業內經理與下屬職能部門之間單獨的信息溝通即屬此類。
全渠道式網絡。表示組織內每一個人(部門)都可以與其他人(部門)直接溝通，無中心人物(部門)，所有成員都處于平等地位。委員會組織形式即屬此類。
倒Y式網絡。表示一個領導人通過第二級與若干第三級發生間接溝通。董事長通過總經理與中層干部間接溝通即屬此類。